DİJİTAL VE FİZİKSEL ARŞİV

Sanallaştırma Hizmeti

Arşİv Hİzmetlerİ

Belgelerinize hızlıca ulaşmak ve arşivinizi yönetilebilir kılmak için fiziki belgelerinizi düzenleyip, elektronik ortama aktaralım, işleyişiniz kolaylaşsın. Böylece;
- Fiziksel arşivin kullanımının azalmasıyla belgelerinizin güvenliği artar.
- Departmanlar arası belgelerin paylaşımı sağlanır, böylece hizmet kalitesi yükselir ve iş takip sürecinizin hızı artar.
- İşletmelerde personelin, zamanının %20-25'sini evrak arama ile geçirdiği tespit edilmiştir. Evrakların elektronik ortama aktarılması sayesinde arama ile geçen süre minimuma iner.
- Kriz yönetim planı çerçevesinde arşivinizi farklı bir noktada yedekleme imkânına erişirsiniz. Böylelikle bilgi ve belgelerinizi her türlü tehdide karşı koruma altına almış olursunuz.
- Belgelerin sevkiyatlarından doğan kurye masraflarını azaltmanıza yardımcı olur.
- Belgelerinize saniyelerle ulaşmanız mümkün olduğu için denetleme süreçlerini sorunsuz atlatırsınız.
- Saklanan belgeniz yönetilebilen, gerektiğinde kullanılabilen ve ömür boyu koruma altına alınmış bilgiye dönüşmüş olur.

Sanallaştırma

Sanallaşma teknolojileri, maliyeti azaltıp performansınızı sabit tutarak masaüstü, uygulama, sunucu ve depolama ihtiyaçlarınızı sanal ortamda gidermenize imkân sağlar. Sürekli gelişmekte olan ve kurumsal hayatınızı kolaylaştıran teknoloji karşısında yatırımlarınızın her zaman güncel kalmasını garantiler.

Dİjİtalleştİrme Süreçlerİ

İş Analizi

- Belge envanterinin çıkarılması,
- Ayıklama, imha planının hazırlanması,
- Saklama planının hazırlanması
- İndeks metaveri matriksinin netleştirilmesi
- E-Belge aktarım entegrasyonun netleştirilmesi
- E-Belge kayıt formatının netleştirilmesi
- Proje risk ve önerilerinin belirlenmesi

Teslim Alma

- Kutu/Dosya bazlı belgeler Müşteri yetkilisinden teslim tutanağı çift imza ile alınır.
- Kutu içindeki taranacak sayfalar/belgeler sayılır
- Teslim alınan kutu bilgileri sisteme kaydedilir.

Tasnif

- Dokümanlar yabancı maddelerden temizlenir
- Kullanılan tarayıcıdan kolayca geçebilmesi için gerekli tamirler (restorasyon) yapılır
- Gerekiyorsa doküman tiplerine göre belgeler üzerine barkod yapıştırılır, tarihi belgeler için özel barkod sayfası yerleştirilir.
- Eğer varsa ayıklanacak belgeler ayrılır.
- Fiziksel olarak belge bütünlüğünün korunarak ilgili kutu üzerine TARANDI etiketiyle geçici tarama alanında saklanır.

Tarama

Belirlenen kalite, format ve profilde ilgili tarayıcılarda tarama işleminin gerçekleştirilmesi Tarama işlemi, taranan evraklarda atlama, çift besleme, yırtma, buruşturma problemlerine karşı operatörler tarafından birebir gözlemlenir. Taranmış dijital kopyalar ilgili kayıt formatında disk üzerine kayıt edilir. Dolaşım kopyaları ve PDF dosyaları otomatik oluşturulur. Sistemde kayıtlı taranacak sayfa sayısı ile oluşturulmuş dijital kopya sayısı karşılaştırılır. Eğer eksik işlem varsa tarama işlemi kontrol edilir. Eğer yapılacaksa sistem tarafından otomatik OCR işlemine tabii tutulur. Taranan evraklar, fiziksel olarak sırası bozulmadan tekrar yığın haline getirilir.

İndeks Veri Girişi

Hatalı taranmış dokümanın indeks işlemi yapılmadan, seçilecek uygun hata mesajı ile hatalı evraklar arasına tekrar taranmak üzere gönderilir. Taranmış doküman üzerinde indeks bilgileri ekran üzerinde bulunan alanlara yazılarak, veritabanı kaydının yapılır. İndekslenen dokümanlar sırası bozulmadan tekrar yığın haline getirilir.

Kalite Kontrol

Taranmış dokümanlar üzerinde tarama kalitesi, sayısal veri doğruluğu kalite kontrolünün yapılması. Hatalı işlem görmüş belgelerin seçilecek uygun hata mesajıyla bir önceki işlem adına geri gönderilmesi. İşlemi bitmiş belgelerin merkezi veritabanına aktarılması.

Teslim Verme

Kalite kontrolü bitmiş belge raporu alınır. Geçici tarama alanında bekleyen kutu evrakları müşteri yetkilisine çift imza ile teslim edilir. Sistem üzerinden teslim tutanağı kayıt edilerek belgelerin işlemi sonuçlandırılır.